Friggs checklistor vid tävlingar - Islandshästföreningen Frigg

Checklistor och beskrivningar för olika roller, aktiviteter och ansvarsområden vid Friggs tävlingar.

Innan tävling

Tävlingskommitténs uppgifter
Avstämning Axvall
Poster att bemanna
Preparering tävlingsplats dagen innan tävling
Funktionärschema tävling

Innan/Under tävling

Organisationsledare
Tävlingsledare
Sekretariat
Materialista
Incheck- och stallansvarig
Collecting ring. m.m.
Funktionärsansvarig samt café
Press och sociala medier

Innan tävling

Tävlingskommitténs uppgifter

Planera vilka tävlingar som ska arrangeras samt kommunicera med Friggs styrelse
Bestämma datum som tävlingarna ska köras
Checka om datum passar med övriga islandshästsverige och travet
Planera propositioner samt publicera tidigt på Indta
Marknadsföra datumen i klubben, till funktionärer i vår grupp samt på närliggande klubbsidor i god tid
Gör budget och följ upp
Bemanna de större posterna vid respektive tävling
Bestämma hur café och förtäring ska se ut på tävlingarna
Sponsring
Inventera och köpa rosetter och pokaler
Utvärdering PR facebook insta hemsida – övergripande
Karta över området
Bestäm hur många funktionärer som behövs vid varje tävling.

Avstämning med Axevalla innan tävling

Be dem preparera oval- och passbanans underlag
Ge instruktioner om var domarbåsen ska stå
Ställa fram soptunnor och ev trottoarpratare
En skottkärra vid ovalbanan och en vid gräset utanför banan
Ta bort den stora harven så att inte den utgör en säkerhetsrisk i CR
Beställa boxar i god td och få reda på vilka boxnummer vi ska använda
Se till att alla stängsel är ok
Se till att det finns 4 st dressyrstaket att använda som avskiljare
Kontakt Axevalla: Patrik Gustavsson 0511-26316

Poster att bemanna

Roll	Kommentar
Funktionärsansvarig
Tävlingsledare
Organisationsledare
Incheck	Kan ske digitalt kvällen innan
Stallansvarig	Beräkna hur många som behövs beroende på stl på tävling
Collecing ring	Beräkna hur många som behövs beroende på stl på tävling
Prisutdelare
Sekretariatsansvarig samt medhjälpare	Beräkna hur många som behövs beroende på stl på tävling
Speaker och musikansvarig
Caféansvaring samt medhjälpare	Beräkna hur många som behövs beroende på stl på tävling
Domarsekreterare	Beräkna hur många som behövs beroende på stl på tävling
Ekonomiansvarig
Ryttar och domarservice (café)	Ansvaring blanketter och strykningar, ev domarkommentarer och fika till domare
Grindansvarig
Sjukvård	Viss sjukvårdsutbildning
Veterinär (Frigg håller med assistent)	Kan behövas på vissa tävlingar beroende på nivå
Hovslagare	Kan behövas på vissa tävlingar beroende på nivå
Bansladdare

Preparering tävlingsbana

Oval och passbana

Bär ut domarbord och stolar till domarbåsen, om vädret är lämpligt
Soptunnor ska ut på lämpliga platser
Avgränsa ovalbanan 250 från 300 med staket
Märka upp passbanan med aktuella markeringar
Avgränsa travbanan med t ex koner för att visa var uppvärmning får ske
Kolla ljudanläggning
Kolla teknisk utrustning
Ev cafeansvarig förbereder
Sekretariat förbereder, material som finns inlåst i A tränarlokalen ska bäras
till sekretariet eventuellt ska bord fram. Se materiallista
ev ska bord fram. Se materiallista
Skottkärra och grep på parkeringen samt på gräsplan där en del ekipage står ”parkerade”

Körhallen

Mät upp bana och ställ ut staket. Staket finns där hindermaterial finns
Gör en collectingring på utsidan – t ex med markering av stora koner
Kolla ljud
Kolla teknisk utrustning
Ställ ut domarbord och stolar + till collecting ring
Skottkärra och grep på parkeringen

Funktionärsschema

Schema	Heldag	FM	EM
Organisations ledare
Tävlingsledare
Funtkionär ansvarig
Sekretariat ansvarig
Sekretariat 1
Musik
Speaker
Collectingring 1
Collectingring 2
Prisutdelare
Grindvakt
Bansladd
Domarsekr 1
Domarsekr 2
Domarsekr 3
Domarsekr 4
Domarsekr 5
Ansvaring passgrenar
Caféansvarig
Café 1
Café 2
Ryttar- och domarservice
Incheckning
Stallansvarig
Veterinär samt assistent
Hovslagare
Ekonomi
Press- sociala medier
Sjukvård

Under tävling

Domarsekreterare

Domarsekreterare	När	Kommentar
Domarbås och stolar ställs ut Vanligen dagen före	Före	Görs av föreberedelseteam dagen innan
Domarsekreterare är om möjligt med på domarmöte	Före
Hämta sekreterarmaterial vid tornet, för och under tävling	Före Under	Listor för finaler hämtas efter heat i sekretariatet
Kolla av med domare hur de vill ha hjälp. Vill de skriva själva på padda osv? Skriva kommentarer om det är aktuellt	Under	Kommentarer ska upp till café, där de deltagande hämtar
Ta med kaffekorg till café under lunchen för påfyllning	Under
Vara länk mellan domare och café	Under
Städa båsen efter tävling. Ställa tillbaka bord och stolar vid collecting ring	Efter

Funktionärsmöte

Hålls av funktionärsansvarig

Hälsa funktionärerna välkomna och tacka dem
Berätta om vilka roller de har och kort vad det innebär. Ha utskriven info med
Dela ut gula reflexvästar
Informera om var material finns och vart det ska ställas när dagen är slut
Informera om var lunch och fika serveras och vilka tider som gäller
Fånga upp signaler om oro eller om någon är missnöjd.
Informera om funktionärslotteri
Informera om till vem de ska vända sig om de har frågor
Var tydlig med att man städar upp på den positionen man haft för dagen och att man kollar om någon behöver hjälp innan man går hem.
Se till att alla har tillgång till messengergrupp och telefonlista till funktionärer samt vet var sjukvårdsansvarige finns placerad

Ryttarmöte

Hålls av tävlingsledaren

Ryttarmöte	Kommentar
Hälsa välkommen
Informera om var man rider fram och vart vi inte får rida
Välja ryttarrepresentant samt suppleant	Ryttarrepresentant bildar team med domare och tävlingsledare om det inlämnas protest
Informera om toaletter
Presenterar domarna som berättar om tävlingen
Informera om vad som diskuterats på domarmötet som är relevant för ryttarna
Frågor om utrustning
Informera om stallregler
Informera om mockning och parkering	Skottkärra finns i körhallen
Gå igenom tidsprogram
Berätta om alternativ för fika och mat
Berätta var man lämnar strykningar	Man blir diskad om man lämnar strykning senare än 1 h innan final
Berätta om ryttarförsäkran	Lämnas i caféet
Informera om regler för collecting ring: – Ryttare får ej ta emot hjälp där – Ekipage får ej gå ur collecting ring när man gått in i området

Domarmöte

Hålls av tävlingsledaren

Hälsa funktionärerna välkomna och tacka dem
Berätta om vilka roller de har och kort vad det innebär. Ha utskriven info med
Dela ut gula reflexvästar
Informera om var material finns och vart det ska ställas när dagen är slut
Informera om var lunch och fika serveras och vilka tider som gäller
Fånga upp signaler om oro eller om någon är missnöjd.
Informera om funktionärslotteri
Informera om till vem de ska vända sig om de har frågor
Var tydlig med att man städar upp på den positionen man haft för dagen och att man kollar om någon behöver hjälp innan man går hem.
Se till att alla har tillgång till messengergrupp och telefonlista till funktionärer samt vet var sjukvårdsansvarige finns placerad

Innan/Under tävling

Organisationsledare

Organisationsledaren (OL) har det övergripande ansvaret före, under och efter tävlingen. Tävlingsledaren (TL) har det sportsliga ansvaret och kan vara en person som anlitas enbart för tävlingsdagen. Tävlingsledaren ska vara insatt i FEIF rules and regulations i stort och har ofta själv tävlings- och/eller domarerfarenhet Personen är vanligen från klubben och samarbetar med OL i förväg så det blir så få problem som möjligt för tävlingsorganisationen på plats, t ex genom bra planering av tidsprogram De båda posterna är ansvariga för olika saker under tävlingsdagen. På mindre tävlingar kan OL och TL vara samma person. Man är inte TL i sin egen tävlingsgren om man både är funktionär och tävlar.

Organisationsledare	När	Kommentar
OL gör proposition och tidsprogram ihop med sekretariat samt tävlingsledare (TL)	Före Under	Tillsammans med OL och sekretariat
OL gör ryttarbrev ihop med sekretariat och ev kontroll TL	Före	Tillsammans med sekretariat.
OL/TL gör domarschema tillsammans med sekretariat	Före	Tillsammans med sekretariat och tävlingsledare
OL deltar i ryttarmöte, domarmöte och funktionärsmöte om möjligt	Under
OL/TL har säkerhetsansvar under hela tävlingen	Före Under Efter
Boka domare och ger information till domare (tidsprogram, boende etc)	Före
Boka boende till domare (eller kollar sponsring), kolla ev spec kost	Före
OL bokar Axevalla samt beställer material som ska fram till tävlingen (se avstämningslista)	Före Under Efter
OL ser till att tävlingen fungerar övergripande, TL sportsligt	Före Under Efter
OL bokar veterinär till vissa tävlingar	Före	Om det behövs pga tävlingens art
Domargåvor ska köpas in samt till ev extern tävlingsledare/sekretariat	Före	Delegera
Spara lista över vilka som varit funktionärer	Efter	Kommer från funktionärsansvarig
Bemanna med 3-6 pers vid behov, dagen före tävling, för att ställa iordning området.	Före
Ta emot/hämta ev sponsorpriser	Före
Prata med sponsorer om reklamplats (hemsida, speakers utrop mm)	Före	webmaster@frigg.se
Skicka tackkort till ev sponsorer, se till att sponsorer visas upp på Friggs digitala sidor	Efter

Tävlingsledare

Tävlingsledare	När	Kommentar
Göra el kontrollera tidsprogram ihop med organisationsledare (OL) och sekretariat	Före Under
Läsa ryttarbrev innan utskick	Före
Planera domarschema tillsammans med sekretariat, ev OL	Före
Stäm av med OL, FA och sekretariat att allt är under kontroll före under och efter tävling	Före Under Efter
Se till att funktionärslista med telefon finns till samtliga Om funktionärsansvarig finns är det dennes jobb.	Före
Håll domare underrättade om ev ändringar i schema osv	Före Under
Informera domarna om klubben önskar att man delar ut Feather price – görs vid domarmötet	Före
Se till att publik och deltagare följer säkerhetsregler och ordningsregler	Under
Kontrollera att banunderlaget är i tävlingsmässigt skick	Före Under
Hålla i ryttarmöte samt domarmöte	Före
Be domare sätta upp markeringar på ovalbanan för passen i F1/F2/F3	Före
Förbered passbanan genom att sätta upp metermarkeringar	Under
Skaffa lämpliga funktionärer för tidtagning i passgrenar	Före
Förbered flaggor, tidtagarur, tidtagare/starter/domare, att alla vet sina platser	Under
Gör en sista koll att allt är städat och stängt efter tävlingen	Efter
Övergripande ansvar för att strykningar kommer fram i tid. Sköts av caféansvarig.	Före Under Efter
Material enl materiallista ska fram	Före
Notera vad som behöver köpas in till nästa tävling	Efter
TL har huvudansvar för att materialet för domarnas utrustningskontroll fungerar, inkl hygien. Sekretariat inventerar.	Före Efter
Se till att alla har lämnat ryttarförsäkran. Ryttarna ska lämna dem i caféet	Före
Se till att bemanning finns dagen innan tävling 3-6 personer	Före	Organisationsledare tävlingsledare
Fylla i tävlingsrapport och skickar tillsammans med huvuddomaren till SIF	Efter	Tävlingsledare tillsammans med domare

Sekretariat

Samarbetar med tävlings- och organisationsledare, domarsekreterare och incheckning.

Sekretariat	När	Kommentar
Skapa tävlingsinbjudan tillsammans med tävlingsledare och organisationsledare	Före
Skapa ryttarbrev tillsammans med tävlings- och organisationsledare	Före	Bra om domare och funktionärsansvarig också får brevet
Ta emot anmälan och boxanmälan och ser till att giltig licens finns	Före
Hantera tävlingen i Indta	Före Under Efter
Skapa tidsprogram med tävlingsledare	Före Under Efter	Efterrapporterar in resultat
Lotta startlistor dagen innan tävling	Före
Skicka startlistor till hemsideansvarig	Före
Inventera material: Paddor, El, Walkietalkie, datorer och skrivare	Före Efter
Organiserar/Hanterar LH kappi	Före Under
Samverka med domare, speaker, domarsekreterare och collecting ring	Före Under Efter
Fixa lista till incheckning inklusive boxnummer	Före
Se till att domare och domarsekreterare får Walkietalkies, paddor, pärmar med info och strykningslappar samt övrigt material	Före Under
Ge information till speaker	Före Under
Kolla ljud. Glöm ej tänka på batterier till sändare!	Före Under
Uppdatera speakerpärm med startlistor och strykningar	Före Under
Kolla musik och spellistor om inte DJ finns	Före Under
Skicka lista på de som ska ha box till stallansvarig om annan än incheck	Före
Lista på deltagare till collecting ring	Före Under
Lista på pristagare till prisutdelare	Under
Uppdatera resultat KM och vandringspris. Ge info till hemsideansvarig och sociala medier ansvarig inklusive media	Under Efter

Materialista

Collecting ring

Arm/benbindlar i färg
Pennfodral

Visitation Domare

Våg 2 st
Våtservetter
Plasthandskar
Skjutmått 2 st
Virkon
Grimma samt grimskaft

Sekratariat

Paddor
Skrivare
Dator
Walkie Talkie
Fyllda pennfodral
Power banks
Block
Papper till skrivare
Speakerpärmar
Domarpärmar

Samtliga funktionärer

Gula västar

Domare och sekreterare

Walkie talkie
Paddor
Powerbanks
Domarpärmar
’Fyllda pennfodral

Prisutdelning

Rosetter i plastlådor
Pokaler
Snygg bricka att lägga dem på vid prisutdelning ev kompostgaller för sortering

Övrigt

Banderoller
Flaggor
Trottoarpratare

Incheckning- och stallansvarig

Samarbetar med organisations och tävlingsledare samt sekretariat

Incheckning på plats	När	Kommentar
Behöver ha en deltagarlista från sekretariatet inkl boxnummer.	Före Under
Ryttarförsäkran, ska lämnas i café	Före	Ska till sekretariat
Ange vilken box de tävlande ska ha	Före
Kolla hästpass	Före
Meddela sekretariat omgående om någon inte checkat in (före första start på dagen)	Före Under
Kolla vaccination, incheckaren behöver vara insatt i SIFs vaccinationsregler	Före

Incheckning dagen innan digitalt	När	Kommentar
Kolla hästpass	Före
Kolla licens	Före
Kolla vaccination, incheckaren behöver vara insatt i SIFs vaccinationsregler	Före

Stallansvarig	När	Kommentar
Stallansvarig är första ansiktet och har ett särskilt värdskap för våra gäster, presenterar sig gärna vid gästernas ankomst	Under
Ta emot ryttarförsäkran av de som hyr box. Den ska lämnas innan de lastar av. Övriga lämnar i café	Under
Stallansvarig tar särskilt hand om nya och hjälper till vid behov, visar var man parkerar efter avlastning osv.	Under
Var tillgänglig om någon vill köpa spån, kontrollera att de swishar till Axevalla, spånkod finns under fliken Axevalla (vi delar inte ut den utan följer med)	Under
Kolla så att boxarna är mockade innan ekipage åker hem. Om de åker iväg utan att ha mockat debiterar vi dem.	Efter
Kolla så det finns en skottkärra på parkeringen samt platsen vid ovalbanan där folk står med hästar samt meddela var de ska tömma	Före
Kolla säkerheten – bil och transport får bara stå vid stall under av- och pålastning. Kolla att folk inte binder hästar utanpå transport på parkering	Under
Redovisa till kassören hur många boxar som använts.	Efter	kassor@frigg.se

Collecting ring samt övriga roller kring banan

Collecting ring	När	Kommentar
Kolla att våg, skjutmått och andra mätverktyg finns och att batterier fungerar samt att plasthandskar och våtservetter finnsCollectingring	Före Under
Plocka fram bord samt plastback med collecting ringmaterial inkl färgarmbindlar, kontorsmaterial, plats att slänga skräp mm	Före
Märka upp ryttare med arm/benbindel i enlighet med startlistorna samt plocka av dem efter heatet	Under
Meddela speaker om ekipage inte kommer vid anrop (ekipagen har 3 anrop på sig innan de diskas)	Under
Assistera domare vid ekipagekontroll av skoning och utrustning	Under
Kolla att våg, skjutmått och andra mätverktyg finns och att batterier fungerar samt att plasthandskar och våtservetter finns	Före
Håll vänligt men bestämt borta publik och anhöriga. Ingen får hjälpa i collectingring, inget ekipage lämnar collectingring efter att de gått in	Under
Plocka iordning efter tävling och lägga tillbaka material på sin plats	Efter

Prisutdelare	När	Kommentar
Inventera prismaterialet i form av rosetter och pokaler så utdelaren har en bra överblick	Före Under
Förbered med rosetter inför varje klass, antalet ekipage i finalen kan variera, vissa klasser har ingen final	Under
Dela ut rosetter och andra priser efter klasser, listor kommer från sekretariatet	Under
Plocka i ordning efteråt, ställ tillbaka material, inventera antal rosetter i varje färg, skriv på lista och ge till sekretariat	Efter

Bansladdare	När	Kommentar
Sladda banan vid pauser som är bestämt i tidsprogram. Ska ha bil med drag.	Före Under	Samverkar med OL/TL om man ska sladda mer eller mindre

Funktionärsansvarig samt café

Samarbetar tätt med organisations och tävlingsledare.

Funtkionärsansvarig	När	Kommentar
Utse och peppa funktionärer till tävlingen, tacka i efterhand	Före Under Efter
Dela ut funktionärsschema till de olika rollerna	Före
Dela ut funktionärsvästar	Före
Övergripande ansvar ihop med OL för att det upplåst och iordningställt inför tävling	Före
Göra och hålla i funktionärschema	Före Under
Hålla funktionärsmöte	Före	se instruktion
Övergripande ansvar ihop med OL/café att det blir iordningplockat och stängt efter tävling	Efter
Göra messengergrupp inför varje tävling	Före
Instruera funktionärer samt se till att de får manualer i förhand eller hänvisa dem till hemsida	Före Under
Organisera vid behov där funktionärer saknas eller blir sjuka	Före Under
Ansvara för utlottning i funktionärslotteri	Under
Skriv upp och spara lista över vilka som varit funktionärer	Efter	Ge till organisationsledaren som sparar inför framtida funktionärsaktiviteter

Café ink mat till domare och funktionärer	När	Kommentar
Handla till café, tänk på intoleranser, har vi alternativ?	Före
Inventera café	Efter
Kolla så att priser i café verkar ok. Justera vid behov. Göra tydliga prislistor.	Före Under
Packa korgar till domare, sekretariat och collectingring	Före Under	instruktion finns vad korgarna ska innehålla
Övergripande ansvar ihop med FA för att det blir iordningplockat och stängt i cafeét	Efter
Beställa cateringmat till funktionärer, domare och ev beställningar	Före
Rapportera till TL när strykningar kommer in	Under

Domarkorg – bär ut innan första start

1 stor kaffetermos, 1 tevatten, sockerbitar, tepåsar, massa mjölk
Mackor och frukt
Kall dryck, sött och bubbelvatten
Mycket godis, både smågodis och choklad
Muggar skedar servetter (fler än antalet i kuren – de fladdrar bort, blir smutsiga etc)
Efter lunch, fyll på med kaffe, kaka och ny kall dryck
Vid tävling som drar ut på tiden. Fyll på med smörgås

Press och sociala medier

Press/soc medier	När	Kommentar
Ser till att information kommer till lokalpressen i god tid innan tävling	Före
Tar foto eller ser till att någon annan tar kort	Under
Skickar information till hemsideansvarig	Under Efter	webmaster@frigg.se
Om inte journalist dyker upp så skicka in referat till tidningen	Efter
Prata med journalister och informera om klubben	Före
Lägg ut bilder på sociala medier	Under Efter
Informera fotograf Ulrica vart kan hon skicka bilder och resultat för publicering	Efter